采购代理机构如何减少因采购文件引起的质疑投诉?
近日,某采购代理机构受领一项预算3200万、60余种医疗家具公开招标采购计划,对某军队医院医疗家具进行采购。采购公告发出后,供应商A就采购技术参数和商务条款提出质疑,认为本次采购的“商务评审”和“技术评审”标准不合理,严重违反了公平公正原则,请求采购代理机构修改不合理的参数。
供应商A在质疑函中进一步说明:本项目是为某医院采购医疗家具,只要求省级政府采购定点供应商参加不合理;项目品种多,主要项目是医疗椅,是某家具生产厂家专利产品,仅有一个样品,无图纸,缺少详细尺寸;“产品业绩”中要求提供军队三甲医院系统合同属于间接缩小范围;产品指定零配件品牌单一,要求某个指定的尺寸也不合理;“技术评审”中的样品因素不合法,特定时间提供所有产品样品,就算加班加点也难以完成样品制作,更不用说提供省级以上质检部门检测报告了。标书还规定中标后进行考察,若不符合,取消中标资格。
该采购代理机构随即与采购人单位进行了联系,但采购人坚持要求此条件,认为本单位为三甲医院,要求“省级政府采购定点供应商”参加,是为保证较好的信誉和买到足够好的产品;对图纸和尺寸问题,医疗椅样品就摆在现场,可以随便测量,不知道说明技术力量薄弱;对样品提供,可以证明供应商现场供货能力的强弱,而且现场还可以获得更喜爱、更广泛、更丰富的产品;指定某个零配件品牌是确保产品质量;按某个专利制作是这个样品获得了上级的认可;要求中标后考察,是为了更放心。这看似合理,采购代理机构无奈按采购人意见“按标书要求”回复,强行招标。招标结果公示后,供应商A没有中标,还是就以上问题进行了质疑,要求废标。
该采购代理机构随即答复了供应商A的质疑,但供应商A对答复不满意,很快向上一级采购管理部门提起了投诉。采购管理部门经过审核供应商A提供的相关资料,并依法调取、审阅相关文件后,对投诉进行了答复。
采购管理部门认定,
必须提供详实的技术参数;
主要产品要有详实通用参数,不能指定某单位专利产品;
修改“军队三甲医院”条款,应当为同类合同业绩;
提供样品的要求并无不妥,应予以支持,但应当留足充分时间,按要求提供样品;
中标后考察的行为不符合《中华人民共和国政府采购法实施条例》的相关要求,取消该条款。
为此要求采购代理机构修改采购文件,重新组织招标。
问题引出
1.如何制定评审标准和技术参数?
2.“商务评审”和“技术评审”的评分因素应如何设定?主要包含哪些内容?
专家点评
关于“商务评审”和“技术评审”的评分标准问题,政府采购相关法律法规并没有明确、统一的规定。
在本案例中,采购人及操作项目的采购代理机构在制作招标文件和设定评分标准时,只考虑了该项目采购需求的特殊性,制作招标文件,虽基本能够保证有资格和能力的供应商进行充分竞争,但没有考虑到参数的不完整性、样品的单一性、条款的偏向性、范围的限制性和外在的排斥性,导致质疑投诉。招标文件制作后,没有经过专家审核,也没有理会供应商质疑,单方面听从需求部门要求强行招标,而废标。
值得注意的是,从案例介绍情况看,供应商A看似是就采购结果提出质疑和投诉,但实际上针对的是招标文件及其评审因素。如果采购代理机构在供应商A第一次质疑后就邀请专家进行技术参数研究,修改不合理条款,就不会出现第二次质疑的情况了。
在采购实践中,供应商因对采购结果不满而质疑招标文件的情况时有发生。为了减少或避免这样的质疑,确保采购活动顺利开展,要求采购代理机构在制定招标文件时,应组织相关人员研究和探讨采购项目技术参数和图纸等资料,编制采购文件,视情况公示技术参数,预测可能遇到的各种问题,有的还要面向社会征求供应商和专家意见,给供应商提供一个公平公正的招标文件,做好风险分类和风险预判,做好应对措施和应对方案,减少和规避风险。
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